CONTENIDO

  1. OBJETO
  2. ALCANCE
  3. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (SII)
    3.1. Principios generales
    3.2. Canal Interno de Información
    3.3. Canales externos de información
  4. RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
  5. PROCEDIMIENTO DEL SII
    5.1. Instructor del Canal Interno de Información
    5.2. Envío de comunicaciones a través del Canal Interno de Información
    5.3. Acuse de recibo de la comunicación y registro
    5.4. Admisión a trámite de la comunicación
    5.5. Instrucción
    5.6. Resolución
  6. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
    6.1. Información en materia de protección de datos
    6.2. Obligaciones del Responsable del SII en materia de protección de datos
    6.3. Limitación de acceso a los datos personales del SII
  7. MEDIDAS DE PROTECCIÓN Y GARANTÍAS
    7.1. Ámbito de aplicación
    7.2. Prohibición de represalias
    7.3. Medidas de apoyo y protección
    Medidas de apoyo
    Medidas de protección
  8. LIBRO REGISTRO DE INFORMACIONES
  9. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Formulario canal interno de información

  1. OBJETO

    La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de Protección del Informante”), por la que se incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, exige a empresas como COLUMBUS VENTURE PARTNERS, S.G.E.I.C., S.A.U. (en adelante, “Columbus” o la “Sociedad” indistintamente)
    disponer de un Sistema Interno de Información (en adelante, “SII”) en los términos previstos en la misma.

    El establecimiento de un SII tiene como principales objetivos proteger a las personas que en un contexto laboral o profesional detecten infracciones penales o administrativas graves o muy graves las comuniquen mediante los mecanismos regulados al efecto, así como fortalecer y fomentar la cultura de información como mecanismo para prevenir y detectar conductas irregulares.

    Esta Política de Sistema Interno de Información de Columbus (en adelante, la “Política”) tiene por objeto recoger los principios generales que inspiran el SII de Columbus, así como otras cuestiones previstas en la citada Ley de Protección del Informante, como el canal o cauce habilitado para la recepción de las comunicaciones relativas a incumplimientos, el procedimiento que deberá seguirse para la tramitación de esas comunicaciones, el Responsable del SII o las medidas de
    protección y garantías establecidas a favor de los informantes, que solo serán aplicables a las comunicaciones a que se refiere dicha Ley.
  2. ALCANCE

    La presente Política resulta de aplicación a todos los miembros de Columbus que informen, a través de los procedimientos en ella previstos, de:
    • Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.
    • Conductas que puedan implicar, por acción u omisión y por parte de un miembro de Columbus, hechos que tengan una efectiva implicación en la relación profesional con Columbus de la persona a la que se refiera la comunicación, relacionados con la comisión en un contexto laboral o profesional de algún acto contrario a las normas, políticas y procedimientos internos de Columbus.
    • Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.

    Se consideran miembros de Columbus los que en cada momento sean empleados, directivos, socios, becarios, contratistas, subcontratistas, proveedores y otros terceros. Esta Política resulta también aplicable a los informantes que, no siendo miembros de Columbus, hayan obtenido información sobre alguna de las acciones u omisiones referidas en el presente apartado en un contexto laboral o profesional.

    Entre las referidas acciones u omisiones que pueden comunicarse al amparo de lo previsto en esta Política se incluyen las que puedan constituir un incumplimiento de la Ley 10/2010, de 28 abril, de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (en adelante, “PBC/FT”) y su normativa de desarrollo, o las políticas y procedimientos implantados para darles cumplimiento, cometidos en el seno de la Sociedad en cuanto sujeto obligado por dicha Ley, que puedan comunicar los empleados, directivos o agentes de Columbus de acuerdo con lo previsto en el artículo 26 bis de la citada Ley.
  3. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (SII)

    El SII de Columbus a que se refiere la presente Política es el cauce preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el apartado 2 anterior.El SII se compone, principalmente, del Canal de comunicación habilitado para la recepción de las comunicaciones previstas en el ámbito de aplicación de esta Política, del Responsable del SII y del procedimiento que deberá seguirse para la tramitación de las referidas comunicaciones, denominado “Procedimiento para la gestión y tramitación de las informaciones recibidas en el Sistema Interno de Información” y que se describe en el apartado 5 de la presente Política (en adelante, el “Procedimiento del SII”).
    • 3.1     Principios generales:
      El SII de Columbus es gestionado internamente, de forma independiente, y le resultan de aplicación los siguientes principios generales:
      1. Accesibilidad: permite a todas las personas referidas en el apartado 2 de esta Política comunicar información sobre las infracciones previstas en dicho apartado, por escrito o verbalmente, pudiendo hacerlo de forma anónima.
      2. Integración: el Canal Interno de Información establecido en Columbus está integrado en el SII.
      3. Seguridad, confidencialidad y respeto a la normativa sobre protección de datos: el SII de Columbus está diseñado, establecido y gestionado de una forma segura, de modo que se garantice la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación, y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como los derechos a la intimidad, la privacidad, al honor, a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas involucradas en el proceso de investigación iniciado como consecuencia de la recepción de una comunicación realizada a través del SII, y la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
      4. Anonimidad: La identidad del informante, en caso de ser conocida, así como la de los terceros mencionados en la comunicación, además de la de los terceros indicados en la política de privacidad, solo podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad Administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, previo traslado al informante o al tercero afectado, siempre que dicha circunstancia no comprometa la investigación o el procedimiento judicial en curso.
      5. Diligencia, agilidad y efectividad: las actuaciones dirigidas a la comprobación y esclarecimiento de los hechos recogidos en las comunicaciones recibidas deberán llevarse a cabo con la mayor diligencia, agilidad y efectividad posibles, en atención a la complejidad de los hechos, con el objetivo de que la Sociedad sea la primera en conocer la posible irregularidad, y atendiendo, en todo caso, a lo establecido en el Procedimiento del SII.
      6. Proporcionalidad, objetividad y respeto a las garantías de los intervinientes: las actuaciones desarrolladas en el marco del SII se desarrollarán conforme a criterios de proporcionalidad y objetividad, con el máximo respeto a la legalidad vigente, reconociéndose los derechos que asisten a todas las partes intervinientes y observando todas las garantías expresamente previstas en el Procedimiento del SII para las personas intervinientes, estando expresamente prohibido cualquier acto constitutivo de represalia contra los informantes.
      7. Información: la persona afectada por la comunicación tiene derecho a ser informada de los hechos que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento. Una vez informada, podrá solicitar el examen de la información y documentación obrante en el expediente a que haya dado lugar la tramitación de la comunicación, si bien deberán adoptarse las medidas necesarias para asegurar que no se revela ningún tipo de información que permita conocer la identidad del informante.
      8. Buena fe: constituye requisito indispensable para la protección del informante que actúe de buena fe y con conciencia honesta de que se han producido o pueden producirse hechos graves perjudiciales. Dicho principio se contrapone a actuaciones como la remisión de informaciones falsas o tergiversadas, así como las que se han obtenido de manera ilícita.
      9. Publicidad: la información necesaria para que los informantes puedan hacer uso del Canal de comunicación de Columbus se proporciona de manera clara y fácilmente accesible, estando recogida en esta Política, que puede ser consultada en la página web de Columbus a través de la siguiente dirección: https://columbusvp.com/es/.
    • 3.2    Canal interno de información:
      En el SII de Columbus se integra el Canal Interno de Información de la Sociedad, que es el cauce preferente para la comunicación de las conductas previstas en el apartado 2 de esta Política. El mencionado Canal Interno de Información permite:
      • a) Realizar comunicaciones en las condiciones previstas en la Ley de Protección del Informante.
      • b) Que, al hacer la comunicación, el informante pueda indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.
      • c) La presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.
      • d) Informar a quienes realicen la comunicación a través del mismo, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades e instituciones competentes.
      • e) La recepción de cualesquiera otras comunicaciones o informaciones no comprendidas en el ámbito establecido en el apartado 2 de esta Política, si bien dichas comunicaciones y sus remitentes quedarán fuera del ámbito de aplicación y protección dispensado por la misma.
      Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar la confidencialidad de las comunicaciones que sean enviadas por canales que no son los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento (quienes deberán remitirla inmediatamente al Responsable del SII).
    • 3.3    Canales externos de información:

      Sin perjuicio del cauce preferente del mencionado Canal Interno para la comunicación de los posibles incumplimientos recogidos en la Ley de Protección del Informante, los informantes podrán, asimismo, acceder a los canales establecidos por las Administraciones Públicas a estos efectos (“Canales Externos”), bien directamente, bien previa comunicación a través de los referidos Canales internos.

      Entre los citados Canales externos habilitados para la comunicación de incumplimientos se encuentra el del Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones monetarias (en adelante, el “SEPBLAC”). Los miembros (y, en su caso, agentes) de Columbus, como sujeto obligado por la normativa de PBC/FT, que conozcan hechos o situaciones que puedan ser constitutivos de infracciones contempladas en la Ley 10/2010 o su normativa de desarrollo, los podrán poner en conocimiento del SEPBLAC. Estas comunicaciones serán remitidas al SEPBLAC por escrito e incorporarán todos los documentos e informaciones sobre los hechos comunicados que permitan justificar la denuncia. Las comunicaciones tendrán carácter confidencial, no pudiendo desvelar el SEPBLAC los datos identificativos de las personas que las hubieran realizado.

      Por otro lado, en la Ley de Protección del Informante se prevé que toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de dicha Ley, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.
  4. RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

    El Responsable de la gestión del SII de Columbus, designado por el órgano de administración, es el Director General de la Sociedad, órgano unipersonal que asume la función de supervisión del Sistema Interno de Información.

    La designación del Responsable del SII se notificará a la Autoridad Independiente de Protección del informante o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias.

    El Responsable del SII de Columbus asumirá diligentemente, y en ausencia de conflicto de interés, la resolución de los procedimientos iniciados a raíz de las informaciones recibidas a través del Canal Interno establecido, asegurando la adecuada aplicación del Procedimiento del SII. En caso de conflicto de interés, el órgano de administración nombrará a la persona encargada de dicha resolución, quien en el ejercicio de esa función estará sujeto a las mismas obligaciones y principios que el Responsable del SII.

    El Responsable del SII mantendrá un Libro-registro de las informaciones recibidas y de los expedientes de investigación a que hayan dado lugar, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información.

    El Responsable del SII cuenta con los medios materiales y personales necesarios para el correcto desarrollo de sus funciones, las cuales llevará a cabo con pleno respeto a los principios generales del SII, de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la Sociedad, con neutralidad, honestidad y objetividad hacia todas las personas involucradas.
  5. PROCEDIMIENTO DEL SII:

    El Procedimiento del SII regula la gestión y tramitación de las comunicaciones recibidas a través del Canal Interno de Información que se integra en el SII de Columbus.
    • 5.1.    Instructor del Canal Interno de Información

      El Instructor del Canal Interno de Información es el Responsable del Departamento Jurídico de Columbus, y será la persona encargada de gestionar el adecuado funcionamiento del citado Canal en la fase de instrucción salvo que, como se prevé en el apartado 5.4, concurra alguna situación de conflicto de interés u otro impedimento, en cuyo caso el Responsable del SII designará a otro instructor. Desarrollará su labor bajo las premisas de independencia, neutralidad e imparcialidad, con honestidad y objetividad hacia todas las personas involucradas. Velará porque todo el procedimiento se desarrolle conforme a las normas y principios recogidos en esta Política.

      El Instructor del Canal Interno de Información tendrá como principales competencias:
      • i. recibir las comunicaciones que se realicen a través del Canal Interno de Información;
      • ii. analizar las comunicaciones recibidas y decidir sobre su admisión a trámite;
      • iii. instruir los expedientes correspondientes, conforme a las normas y principios establecidos en esta Política, y elevar la correspondiente propuesta de resolución al Responsable del SII u órgano encargado de resolver; 
      • iv. elaborar un informe anual sobre la actividad desarrollada (comunicaciones recibidas, tramitadas, desestimadas, etc.), que será presentado al Consejo de Administración de la Sociedad.
    • 5.2. Envío de comunicaciones a través del Canal Interno de Información

      Las comunicaciones al Canal Interno de Información podrán realizarse por cualquiera de las siguientes vías, que podrán realizarse de forma anónima sin identificación del remitente:
      • Utilizando el formulario disponible en la web de la Sociedad https://forms.office.com/e/vvWSTr9WBa. Para los miembros de Columbus estará también disponible en la intranet de Columbus Microsoft 365.
      • Enviando una comunicación escrita a la atención del Instructor del Canal Interno de Información de Columbus, a la siguiente dirección de correo postal: Columbus, calle Jose Abascal 58, 7º Dcha., 28003, Madrid.

      A solicitud del informante realizada por alguna de las vías identificadas, la comunicación también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días. Las comunicaciones verbales a través de reunión presencial deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:
      • a. mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
      • b. a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
      Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

      Al presentar la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones, pudiendo asimismo renunciar expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo por el Instructor del Canal Interno de Información como consecuencia de la información.

      Cualquier comunicación susceptible de integrarse en el Canal Interno de Información que se reciba por otro responsable de Columbus, será integrada en el citado Canal, cuando llegue a conocimiento del Instructor, garantizando su confidencialidad.
    • 5.3   Acuse de recibo de la comunicación y registro

      Una vez recibida la comunicación en alguna de las formas previstas en el apartado anterior, el Instructor del Canal Interno de Información de Columbus deberá emitir un acuse de recibo al informante en un plazo máximo de siete días naturales desde su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, no sea posible por el carácter anónimo de la comunicación, o el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación.

      Asimismo, en el referido plazo de siete días naturales el Instructor del Canal Interno de Información de Columbus incorporará la citada comunicación al Libro-registro de informaciones del SII, dándole un número de entrada e indicando una fecha de recepción, e informará de su recepción y registro al Responsable del SII.
    • 5.4  Admisión a trámite de la comunicación

      Registrada la comunicación, el Instructor del Canal Interno de Información deberá comprobar si aquella entra dentro del ámbito de aplicación recogido en el apartado 2 de la presente Política.

      Realizado ese análisis preliminar, el Instructor del Canal Interno de Información decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a diez días naturales desde la fecha de entrada de la comunicación en el Libro-registro de informaciones:
      • a. Inadmitir la comunicación, lo que podrá hacer si concurre alguno de los siguientes supuestos:
        • i. Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
        • ii. Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación la Política del SII de Columbus.
        • iii. Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del Instructor del Canal Interno de Información, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
        • iv. Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos, el Instructor del Canal Interno de Información notificará la resolución de manera motivada.
      • La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco días naturales siguientes a la adopción de la decisión, indicando los motivos, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.
      • b. Admitir a trámite la comunicación, lo que así comunicará al informante dentro de los cinco días naturales siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o el informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones. En el caso de que la comunicación hubiera sido admitida, aun cuando no entrase dentro del ámbito de aplicación de la Ley de Protección del Informante, no le resultarán de aplicación las medidas de protección y demás cuestiones previstas en dicha Ley.
      • c. Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea, según proceda, cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito.
      • d. Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.

      Hay dos circunstancias que pueden dar lugar a que el Instructor del Canal Interno de Información no se pronuncie sobre la admisión de la comunicación en el referido plazo de diez días naturales:
      • i. Que del análisis preliminar de la comunicación concluya que existe cualquier circunstancia relacionada con la misma que pueda suponer para el Instructor del Canal Interno de Información un conflicto de interés o que de cualquier forma afecte o pueda afectar a su neutralidad o independencia de actuación, en cuyo caso deberá ponerlo en conocimiento del Responsable del SII de Columbus en el plazo máximo de los tres días naturales siguientes a la fecha de registro de la comunicación. En ese caso, corresponderá al Responsable del SII decidir sobre la admisión a trámite de la comunicación y la designación de un Instructor del procedimiento, quien deberá continuar con la tramitación del expediente conforme al procedimiento establecido, respetando el plazo máximo de resolución.
      • ii. Que, realizado ese análisis preliminar, el Instructor del Canal Interno de Información tenga dudas sobre la admisibilidad de la comunicación. En ese supuesto, y siempre que resulte posible por disponer de un modo para contactar con el informante, en el plazo máximo de los tres días naturales siguientes a la fecha de registro de la comunicación requerirá al informante a fin de que, en el plazo de los tres días naturales siguientes al requerimiento, aclare o complemente su comunicación, aportando aquella documentación y datos que pudieran ser necesarios.

        En ese caso, el Instructor del Canal Interno de Información deberá pronunciarse sobre la admisión de la comunicación en un plazo máximo de siete días naturales a contar desde la conclusión del mencionado plazo de tres días naturales otorgado al informante para complementar su comunicación (haya aportado, o no, información adicional).
    • 5.5 Instrucción

      Admitida a trámite la comunicación, el Instructor del Canal Interno de Información instruirá el correspondiente expediente contradictorio, llevando a cabo las diligencias e investigaciones necesarias, respetando en todo momento los principios generales del SII de Columbus.

      El Instructor comprobará la veracidad y la exactitud de la información contenida en la comunicación y, en particular, de la conducta informada, con respeto a los derechos de los afectados, en especial, a la presunción de inocencia y al honor de las personas involucradas. A estos efectos, dará trámite de audiencia a todos los afectados y testigos y practicará cuantas diligencias estime necesarias.

      Todos los miembros de Columbus están obligados a colaborar lealmente en la investigación, teniendo la intervención de los testigos y afectados carácter estrictamente confidencial.

      Durante la instrucción se procederá a informar a todas las partes afectadas sobre el tratamiento de sus datos de carácter personal, salvo que se les hubiese informado previamente, así como a dar cumplimiento a cualquier otro deber exigido por la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

      En principio, la instrucción no deberá prolongarse más allá del plazo de 30 días naturales desde la admisión de la comunicación, salvo que concurran circunstancias justificadas, basadas en la complejidad o el número de diligencias a practicar, que justifiquen la ampliación de dicho plazo.

      Se garantizará que la persona afectada por la información tenga noticia de la misma, así como de los hechos relatados de manera sucinta. Adicionalmente se le informará del derecho que tiene a presentar alegaciones por escrito y del tratamiento de sus datos personales, salvo que se les hubiese informado previamente. No obstante, esta información podrá efectuarse en el trámite de audiencia si se considerara que su aportación con anterioridad pudiera facilitar la ocultación, destrucción o alteración de las pruebas.

      En ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad del informante ni se dará acceso a la comunicación. Se dará únicamente noticia de la comunicación, con sucinta relación de hechos al investigado.

      Sin perjuicio del derecho a formular alegaciones por escrito, la instrucción comprenderá, siempre que sea posible, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar aquellos medios de prueba que considere adecuados y pertinentes. A fin de garantizar el derecho de defensa de la persona afectada, la misma tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento, y se le advertirá de la posibilidad de comparecer asistida de abogado.
    • 5.6 Resolución
      Concluidas todas las actuaciones, en el plazo máximo de 15 días naturales, el Instructor lo elevará, junto con una propuesta de resolución, al Responsable del SII. Dicha Propuesta contendrá al menos:
      – Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.
      – La clasificación de la comunicación a efectos de conocer su prioridad o no en su tramitación.
      – Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
      – Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.
      En el plazo máximo de 10 días naturales a contar desde la recepción de la propuesta de resolución, el Responsable del SII deberá emitir Resolución del expediente, en la que podrá acordar:
      – El archivo del expediente, por no apreciar la concurrencia de las infracciones informadas, que será notificado al informante (salvo que no sea posible, por el carácter anónimo de la comunicación o por haber renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación) y, en su caso, a la persona afectada. En estos supuestos, el informante tendrá derecho a la protección prevista en esta Política, salvo que, como consecuencia de las actuaciones llevadas a cabo en fase de instrucción, se concluyera que la información, a la vista de la información recabada, debía haber sido inadmitida.
      – Que se aprecia la concurrencia de alguna infracción, con adopción de la sanción que corresponda.
      En el caso de profesionales con relación laboral, será aplicable la sanción que proceda conforme a la normativa laboral que resulte de aplicación. Se dará traslado de la resolución a la persona responsable de la gestión de los Recursos Humanos de Columbus para la aplicación de las medidas disciplinarias oportunas y, en su caso, al Órgano de administración a efectos del inicio de las actuaciones administrativas o judiciales pertinentes que procedan. En el supuesto de que el expediente afecte a un Directivo de la Sociedad, la resolución corresponderá al órgano de administración. 
      Para el resto de los regímenes o relaciones que pudieran existir, se estará, en cuanto a las posibles sanciones, a lo pactado en cada caso en el correspondiente documento contractual en que dicha relación se hubiera materializado.
      Cualquiera que sea la decisión, se comunicará al informante, salvo que haya renunciado a ello o que la comunicación sea anónima.
      El plazo para finalizar las actuaciones y dar respuesta al informante, en su caso, no podrá ser superior a tres meses desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
  6. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
    • 6.1 Información en materia de protección de datos

      De conformidad con lo previsto en la normativa sobre protección de datos de carácter personal, se informa a todos los interesados de que los datos que se recaben en el SII serán tratados por Columbus Venture Partners, SGEIC, S.A.U. actuando como responsable del tratamiento.

      La finalidad del tratamiento de los datos es, únicamente, la que ha sido expuesta en el apartado 5 de esta Política. El responsable tratará los datos personales facilitados por el informante en cumplimiento de una obligación legal, en concreto, en cumplimiento de la Ley de protección del informante.

      Los usuarios del SII podrán en cualquier momento, de acuerdo con la legislación aplicable en cada caso, ejercitar los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento respecto de sus datos personales mediante comunicación escrita dirigida al domicilio social de Columbus Venture Partners, SGEIC, S.A.U. indicando el derecho concreto que desean ejercitar o a través de la dirección inversor@columbusvp.com.

      Asimismo, Columbus ha designado un Delegado de Protección de Datos al que los usuarios del SII podrán dirigir sus dudas, recomendaciones o quejas sobre el tratamiento de sus datos personales. Pueden contactarle a través del siguiente correo electrónico: fmoya@businessadapter.es.

      En particular, los datos que trataremos podrán incluir las siguientes categorías: datos de carácter identificativo, datos referentes a sus características personales y circunstancias sociales, datos de contacto, datos académicos y profesionales, datos económicos, financieros y de seguros y/o datos especialmente protegidos. Los datos personales tratados pueden haber sido aportados tanto por el propio interesado como por terceros.

      Para ampliar información sobre protección de datos se puede consultar la Política de Privacidad en el siguiente enlace: https://columbusvp.com.
    • 6.2. Obligaciones del Responsable del SII en materia de protección de datos

      Entre otras obligaciones, el Responsable del SII se asegurará de que se respete:
      • El principio de transparencia, facilitando la información exigida en materia de protección de datos personales.

        En particular, se informará al informante de que su identidad será en todo caso reservada y que no será comunicada a la persona afectada ni a terceros salvo, cuando ello resulte procedente en los términos establecidos en la Ley de Protección del Informante, a la Autoridad Judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.
      • El principio de minimización, no debiendo recabarse más datos que los que resulten estrictamente necesarios e imprescindibles para el correcto funcionamiento del SII. En caso de recopilar más datos de los estrictamente necesarios para la tramitación e investigación de las acciones u omisiones descritas en el apartado 3 de la presente Política, se eliminarán a la mayor brevedad posible.
      • El principio de limitación de la finalidad, no debiendo tratarse los datos personales que se recaben a través del SII para ninguna finalidad diferente de la propia gestión de la comunicación y tramitación del Expediente.
      • El principio de limitación del plazo de conservación, debiendo tratarse los datos personales únicamente durante el tiempo imprescindible.

        En todo caso, una vez transcurran tres meses desde la recepción de la comunicación sin haber iniciado las actuaciones de investigación, deberán suprimirse los datos personales, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
      • Las comunicaciones a las que no se haya dado curso sólo se pueden conservar de forma anonimizada, sin que aplique la obligación de bloqueo prevista en la normativa de protección de datos personales.
      • El principio de exactitud, debiendo eliminarse todos aquellos datos personales incluidos en la información comunicada que no sean veraces. Todo ello, salvo que la ausencia de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se almacenará la información el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
      • El principio de integridad y confidencialidad, garantizándose la confidencialidad del informante y de terceros tal y como se ha indicado en esta Política. Asimismo, se establecerán cuantas medidas de seguridad técnicas y organizativas resulten necesarias para proteger la información frente a cualquier tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental.
    • 6.3 Limitación de acceso a los datos personales del SII

      Sólo podrán acceder a los datos personales que figuren en el SII, el Responsable del SII, el Instructor y quien lo gestione directamente, los terceros prestadores de servicios que tengan la consideración de encargados del tratamiento y el Delegado de Protección de Datos.

      Asimismo, Para cumplir con las finalidades arriba descritas, el Responsable del Tratamiento podrá facilitar el acceso a los datos personales que figuren en el SII:
      • A la persona encargada de la gestión de los Recursos Humanos, quién podrá acceder a los datos personales única y exclusivamente cuando pueda proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
      • Al responsable de los servicios jurídicos, quién podrá acceder única y exclusivamente a los datos personales si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
      • A Otras personas, exclusivamente cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la Sociedad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

      En el caso de que los hechos objeto de la información pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito, deberá ponerse en conocimiento del Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea, según proceda.
  7. MEDIDAS DE PROTECCIÓN Y GARANTÍAS
    • 7.1. Ámbito de aplicación

      Las medidas de protección y garantías referidas en este apartado serán obligatorias para la Sociedad en el supuesto de que sea aplicable la Ley de Protección del Informante.

      Los informantes deberán actuar de buena fe, observar en sus comunicaciones los criterios de veracidad y proporcionalidad y referirse en las mismas únicamente a hechos que tengan alguna relación con la Sociedad. Las comunicaciones o informaciones falsas o malintencionadas podrán dar lugar a la imposición de sanciones.

      Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en el ámbito material de aplicación de esta Política tendrán derecho a las medidas de protección que se establecen en la misma siempre que concurran las siguientes circunstancias:
      • a) tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de esta Política.
      • b) la comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en esta Política.
      Esta protección se extiende a cualquier persona física que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, le asista en el proceso de comunicación, o esté relacionada con él, como representante de las personas trabajadoras, compañero de trabajo o familiar, y a cualquier persona jurídica para la que trabaje el informante o con la que mantenga otro tipo de relación en el marco de un contexto laboral o en la que ostente una participación que le permita tener capacidad e influencia sobre la misma.

      Las medidas de protección previstas en esta Política se entienden sin perjuicio de las establecidas en la normativa específica que pueda resultar aplicable y no excluirán la aplicación de las normas relativas al proceso penal, incluyendo las diligencias de investigación.

      En particular, la Sociedad adoptará medidas para garantizar que los empleados, directivos o agentes que informen de las infracciones cometidas en el ámbito de la Ley 10/2010 de PBC/FT en el seno de Columbus sean protegidos frente a represalias, discriminaciones y cualquier otro tipo de trato injusto.

      Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta Política aquellas personas que comuniquen o revelen:
      • a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información o por alguna de las siguientes causas:
        • Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
        • Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de esta Política.
        • Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
        • Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de Derecho que justifiquen un seguimiento distinto.
      • b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
      • c) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
      • d) Informaciones relativas a infracciones en la tramitación de procedimientos de contratación que contengan información clasificada o que hayan sido declarados secretos o reservados, o aquellos cuya ejecución deba ir acompañada de medidas de seguridad especiales conforme a la legislación vigente, o en los que lo exija la protección de intereses esenciales para la seguridad del Estado.
    • 7.2. Prohibición de represalias

      De acuerdo con lo establecido en la Ley de Protección del Informante, se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en esta Política.

      Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional por su condición de informantes.

      A título enunciativo, se consideran represalias:
      • La suspensión del contrato de trabajo, el despido o la extinción de la relación laboral o estatutaria; la imposición de cualquier medida disciplinaria; la degradación o la denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo; y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que la persona que efectuara la comunicación tuviera expectativas legítimas en dicho sentido.
      • Daños, incluidos los de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
      • La evaluación o las referencias negativas con respecto al desempeño laboral o profesional.
      • La inclusión en listas negras o la difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan a la persona acceder al empleo o a la contratación de obras o servicios.
      • La denegación o la anulación de una licencia o permiso.
      • La denegación de formación.

      En particular, Columbus adoptará medidas para garantizar que los empleados, directivos o agentes que informen de las infracciones cometidas en el ámbito de la PBC/FT sean protegidos frente a represalias, discriminaciones y cualquier otro tipo de trato injusto por dicha razón.
    • 7.3 Medidas de apoyo y protección

      La Ley de Protección del Informante prevé también una serie de medidas de apoyo y protección al informante que comunique las acciones u omisiones recogidas en su artículo 2 y reproducidas en el apartado 2 de esta Política. Estas medidas que, en su caso, facilitaría la Autoridad Independiente de Protección del Informante u otra autoridad u órgano competente, sin perjuicio de las medidas de apoyo y asistencia específicas que puedan articularse por la Sociedad, se concretan en las siguientes:

      Medidas de apoyo


      Las personas que comuniquen o revelen infracciones previstas en el ámbito de aplicación de esta Política a través de los procedimientos previstos en la misma podrán acceder a las medidas de apoyo siguientes:
      • Información y asesoramiento completo, independiente y gratuito sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.
      • Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias, incluida la certificación de que pueden acogerse a protección al amparo de la Ley de Protección del Informante.
      • Asistencia jurídica en los procesos penales y en los procesos civiles transfronterizos de conformidad con la normativa comunitaria.
      • Apoyo financiero y psicológico, de forma excepcional, si así lo decidiese la Autoridad Independiente de Protección del Informante, tras la valoración de las circunstancias derivadas de la presentación de la comunicación.

      En particular, y tal y como se recoge en el artículo 65.5 de la Ley 10/2010, de PBC/FT, las personas expuestas a amenazas, acciones hostiles o medidas laborales adversas por informar por el Canal Interno de Información de Columbus o al SEPBLAC (Canal externo) sobre actividades relacionadas con el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo podrán presentar una reclamación ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, en los términos previstos en la Ley de Protección del Informante.

      Medidas de protección


      Tal y como se establece en la Ley de Protección del Informante:
      • a. No se considerará que el informante ha infringido ninguna restricción de revelación de información y, por tanto, no incurrirá en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación, siempre que tuviera motivos razonables para pensar que la comunicación era necesaria para revelar un incumplimiento, de conformidad con la definición incluida en la Ley de Protección del Informante. La referida medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.

        Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de los trabajadores, aunque se encuentren sometidos a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.
      • b. El informante no incurrirá en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito. Cualquier otra posible responsabilidad de los informantes derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de esta Política, será exigible conforme a la normativa aplicable.
      • c. En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por los informantes, una vez que el informante haya demostrado razonablemente que ha realizado una comunicación y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación.
      • d. En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, revelación de secretos empresariales, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, el informante y aquellas personas a las que legalmente se extienda la protección del informante no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones protegidas por la Ley de Protección del Informante. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber comunicado, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de la mencionada Ley.
      • e. Durante la tramitación del expediente, las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a la presunción de inocencia y al derecho de defensa. Asimismo, se permitirá el acceso restringido al expediente, se preservará su identidad y se garantizará la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
    • 8. LIBRO REGISTRO DE INFORMACIONES

      En el SII se llevará un registro de las informaciones recibidas y de las investigaciones internas a que hayan dado lugar, garantizando la debida confidencialidad y el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

      En dicho registro se cumplimentarán los siguientes datos relativos a esas informaciones:
      • i. Fecha de recepción
      • ii. Actuaciones desarrolladas
      • iii. Medidas adoptadas
      • iv. Fecha de cierre

      El mencionado registro no es de acceso público y únicamente a petición razonada de la Autoridad judicial competente, mediante auto, y en el marco de un procedimiento judicial y bajo la tutela de aquella, podrá accederse total o parcialmente a su contenido.
    • 9. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

      Los tratamientos de datos personales que se realicen en el marco del SII se realizarán en pleno cumplimiento de los principios generales y obligaciones establecidas en la normativa de protección de datos personales y en la Ley de Protección del Informante.

      Los datos que se recaben en el SII serán tratados por Columbus actuando como responsable del tratamiento.